Quels documents une entreprise de moins de 10 salariés doit-elle posséder ?

 

Lorsqu’on dirige une entreprise de moins de 10 salariés, on pourrait croire que les formalités administratives sont allégées. Pourtant, même à cette échelle, la loi impose de disposer de plusieurs documents officiels. Ces documents concernent principalement la gestion du personnel, la santé et la sécurité au travail, ainsi que certaines obligations d’affichage et de conservation. Voici ce qu’il faut savoir pour être en règle.

 

1. Le registre unique du personnel : un document essentiel dès le premier salarié

Indispensable pour toutes les entreprises employant du personnel, le registre unique du personnel permet de tracer l’historique des embauches et des sorties de l’entreprise. Il doit mentionner pour chaque salarié ses informations d’identité, son type de contrat, ses dates d’entrée et de sortie, ainsi que certaines mentions spécifiques pour les apprentis ou stagiaires.

Ce registre doit être régulièrement mis à jour et présenté en cas de contrôle de l’Inspection du Travail.

 

2. L’évaluation des risques professionnels : le DUERP

Autre document incontournable, le Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) est obligatoire dès le premier salarié. Il vise à identifier, analyser et prévenir les risques auxquels les employés peuvent être exposés dans l’exercice de leurs fonctions. Le DUERP doit être révisé au moins une fois par an et à chaque changement important des conditions de travail.

Sa rédaction peut sembler technique, mais elle constitue une protection précieuse en cas d’accident du travail.

 

3. L’affichage obligatoire : informer vos salariés

Même dans une petite structure, certaines informations doivent être portées à la connaissance des salariés par voie d’affichage ou de communication écrite. Sont notamment concernées :

• Les coordonnées de l’Inspection du Travail et du médecin du travail,
• Les consignes de sécurité et d’évacuation en cas d’incendie,
• Les horaires collectifs de travail,
• Les règles disciplinaires minimales en l’absence de règlement intérieur formel.

L’affichage peut aujourd’hui être réalisé sous forme électronique, à condition que l’accès soit simple et permanent pour l’ensemble des salariés

4. Les documents relatifs au contrat et à la paie

Chaque salarié doit avoir un contrat de travail écrit, notamment en cas de CDD, de temps partiel ou d’accords particuliers. Par ailleurs, à chaque paie, l’entreprise doit remettre un bulletin de salaire détaillé au salarié et conserver ces documents pendant au moins 5 ans.

Le registre des paies n’est plus une obligation distincte si les bulletins de salaire sont conservés correctement, y compris sous forme numérique.

5. Santé et sécurité : un suivi individuel nécessaire

L’entreprise doit s’assurer du suivi médical de ses salariés, en lien avec le service de santé au travail. Les attestations de visite médicale d’embauche, de suivi périodique ou de reprise après arrêt doivent être conservées.
De plus, la « fiche d’entreprise » réalisée par le service de santé au travail doit être conservée comme preuve de l’évaluation globale des risques professionnels.

 

6. Autres documents à prévoir selon la situation

Si votre entreprise met en place un accord d’intéressement ou un plan de participation, ces documents doivent être formalisés et mis à disposition des salariés.
Enfin, si des élections professionnelles ont eu lieu, même de manière informelle, les procès-verbaux doivent être archivés.

 

À retenir 

Même en étant une très petite structure, disposer des documents obligatoires est indispensable pour garantir sa conformité.
En cas de contrôle, l’absence d’un registre ou d’une évaluation des risques peut entraîner des sanctions financières, mais aussi une perte de confiance des salariés.

Astuce pratique : organisez un audit interne annuel pour vérifier que tous vos documents sont à jour et conformes aux évolutions législatives.

 

Checklist pratique — Documents obligatoires pour une entreprise de moins de 10 salariés

Gestion du personnel :
☐ Registre unique du personnel à jour
☐ Contrats de travail signés et archivés
☐ Bulletins de paie remis et conservés

Santé et sécurité :
☐ Document Unique d’Évaluation des Risques Professionnels (DUERP) rédigé et mis à jour
☐ Preuves des visites médicales (embauche, périodiques) conservées
☐ Fiche d’entreprise de la médecine du travail

Affichage obligatoire :
☐ Coordonnées de l’Inspection du Travail affichées ou accessibles
☐ Coordonnées du service de santé au travail affichées
☐ Consignes incendie affichées
☐ Horaires collectifs de travail affichés

Autres documents selon la situation :
☐ Accord d’intéressement ou de participation (si existant)
☐ Procès-verbaux d’élections professionnelles (si existants)
☐ Preuves des déclarations sociales et fiscales (DSN, URSSAF, mutuelle, prévoyance)